Pienyrittäjän teknologiaopas

Pienyrittäjän tulee olla tietoinen siitä, millä tavalla teknologia voi auttaa hänen yrittäjyyttään. Kaikille on varmasti tullut selväksi viime vuosien aikana, että teknologia on noussut keskeiseen asemaan pienyrittäjyydestä puhuttaessa. Nopea kehitys on avannut monia uusia ovia erityisesti niille, jotka ovat vielä yritystoimintansa alkuvaiheessa.

Kynnys yrityksen perustamiseen on madaltunut viime vuosina merkittävästi, sillä monet työt eivät nykyään vaadi merkittäviä alkuinvestointeja. Lisäksi esimerkiksi osakeyhtiön perustaminen ei maksa juuri mitään, joten kuka tahansa voi perustaa sellaisen.

Jokaisen pienyrittäjän tulee tietää se, että teknologian suurin voima piilee sen kustannustehokkuudessa. Parhaillaan sovellusten avulla voi automatisoida osan töistään tai muutoin tehostaa yritystoimintaa merkittävästi. On hyvä huomata, että jo 10–20 prosentin tuottavuuden kasvulla voi olla merkittävä vaikutus pienyrittäjän arkeen.

Digitaalisten sovellusten hyöty ei kuitenkaan rajoitu vain toiminnan tehostamiseen. Se on myös valtava mahdollisuus mainostamisen ja markkinoinnin kannalta. Pienyrittäjä voi mainostaa tuotteitaan ja palveluitaan laajalle yleisölle kohtuullisin kustannuksin. Sosiaalinen media, verkkokaupat ja digimarkkinointi mahdollistavat asiakaskunnan laajenemisen tavalla, joka ei olisi ollut mahdollista lehti- tai televisiomainonnan aikakaudella.

Vaikka teknologia tuo mukanaan paljon hyötyjä, siihen liittyy tietysti myös haasteensa. Tietoturva, energian kulutus sekä uuden oppiminen aiheuttaa omat ongelmat kaikille pienyrittäjille. Teknologian nopeassa tahdissa voi olla haastavaa pysyä mukana, sillä se vaatii jatkuvasti uusien asioiden omaksumista.

Tässä Pienyrittäjän teknologiaopas -artikkelissa käymme läpi tarkemmin sitä, mitä kaikkea pienyrittäjän tulee ottaa huomioon teknologian suhteen. Painotamme erityisesti sitä, miten digitaalisuudesta saa revittyä mahdollisimman paljon irti yritystoiminnan kehittämisen näkökulmasta katsottuna.

Miksi teknologia on pienyrittäjän paras ystävä?

Teknologian nopea kehitys on luonut uusia mahdollisuuksia kaikille niille yrittäjille, jotka ovat vasta aloittamassa toimintaansa. Pienyrittäjät ovat siinä mielessä hyvä asemassa, että heidän on mahdollista aloittaa yritystoiminta ilman sen suurempia alkusatsauksia. Parhaillaan yrittäjyyteen riittää kannettava tietokone, jolloin yrityksen perustamiseen liittyvät kustannukset ovat hyvin maltilliset.

Koska teknologia on yleistynyt niin kovaa vauhtia, se on läpileikannut koko yhteiskunnan. On vaikeaa enää sanoa sellaista toimialaa, jossa tietotekniikkaa ei käytettäisi tavalla tai toisella hyväkseen.

Miksi teknologia on sitten pienyrittäjän paras ystävä? Kaikista tärkein puoli on sen tuoma kustannustehokkuus. Esimerkiksi erilaiset sovellukset ja muut ratkaisut saattavat parhaillaan tehostaa pienyrittäjän toimintaa merkittävästi. Korkealaatuiset ammattiohjelmistot eivät välttämättä maksa paljoakaan ja varsinkaan silloin, kun niiden hintaa tai käyttökustannuksia vertaa perinteisiin fyysisiin laitteisiin.

Tuottamiseen liittyvien ohjelmistojen lisäksi varsinkin digitaalisuus tulee pienyrittäjän avuksi silloin, kun hänen pitäisi mainostaa ja markkinoida omia tuotteita ja palveluja. Verkkokauppojen, sosiaalisen median ja digimarkkinoinnin avulla pienikin yritys voi saavuttaa massiivisen kokoisia asiakaskuntia. Tämä ei olisi ollut mahdollista vielä muutama vuosikymmen sitten, jolloin markkinointi tapahtui enemmänkin paperilehtien tai television välityksellä.

Pienyrittäjän kannalta tärkeä seikka on myös joustavuus. Internet mahdollistaa yhä useammin tehdä töitä missä ja milloin tahansa, mikä tekee taas työn tekemisestä huomattavasti nautinnollisempaa. Mikäli haluaisit tehdä töitä vaikkapa Espanjan aurinkorannoilta käsin, se onnistuu helposti kannettavan tietokoneen avulla.

Pienyrittäjän teknologiaopas – minkälaisia haasteita sen käyttämiseen liittyy?

Pienyrittäjä ei kuitenkaan ole ainoastaa vain saama puolella teknologian suhteen. Sen hyödyntämisessä on myös haasteensa, jotka on kuitenkin voitettavissa, kunhan niihin vain osaa varautua riittävän ajoissa.

Esimerkiksi tietoturva on aiheuttanut päänvaivaa monille yrittäjille. Osaan yritystoiminnasta liittyy olennaisena osana esimerkiksi asiakasrekisterit, jotka tulee säilöä turvallisesti, jotta asiakkaiden arkaluontoiset tiedot eivät päädy vääriin käsiin. Siksi jokaisen pienyrittäjän on varmistettava se, että hän käyttää tietoturvaan liittyviä ohjelmistoja, jotka suojaavat asiakkaiden tiedot ja tekee niistä varmuuskopioita.

Teknologian nopea kehitys voi myös tuntua pelottavalta monien mielestä. Ongelmia saattaa tulla varsinkin silloin, jos ei ylipäätään tunne tietotekniikkaan liittyviä laitteita. Tässäkin kohtaa ongelman voi ratkaista kouluttautumalla tai hankkimalla apua yrityksen ulkopuolelta.

On tärkeää muistaa investoida riittävästi aikaa ja resursseja teknologian koulutukseen ja päivittämiseen. Tämä pätee niin yrittäjän itsensä kuin yrityksen työntekijöiden kannalta. Koska uudenlaisia sovelluksia ja ratkaisuja tulee jatkuvasti, digitaalisen tietotaidon päivittäminen on erityisen tärkeää.

Kun pienyrittäjä ymmärtää ja omaksuu teknologian tuomat mahdollisuudet ja huomioi samalla myös siihen liittyvät haasteet. hän voi käyttää teknologiaa kilpailuetunaan ja vahvistaa asemaansa markkinoilla.

Pienyrittäjän teknologiaopas – keskeiset termit selitettynä

Teknologian kehittymisen myötä pienyrittäjille on kehittynyt paljon uudenlaisia termejä, jotka on syytä ottaa haltuun. Osa niistä liittyy täysin uudenlaiseen tapaan tehdä bisnestä verkossa, joten kaikkien yrittäjyydestä haaveilevien kannattaa ehdottomasti ottaa niistä selvää.

Ainakin seuraavat termit tulevat hyvin nopeasti vastaan, kun tutkii pienyrittäjyyttä ja teknologiaa. Termien omaksuminen kannattaa, koska niiden avulla voi päästä nopeasti kärryille siitä, mitä kaikkea pienyrittäjyyden ja teknologian välillä tapahtuu:

• Pilvipalvelut: Nopeasti yleistymässä olevia verkkopalveluita, jotka mahdollistavat tiedon tallentamisen, käsittelemisen ja hakemisen internetin kautta ilman, että tiedot tallennetaan käyttäjän omalle tietokoneelle. Tunnetuimpia pilvipalveluita ovat esimerkiksi Google Docs ja muut Googlen valmistamat toimisto-ohjelmat.
• SEO eli hakukoneoptimointi: Hakukoneoptimointi on erittäin yleistä nykypäivänä, sillä verkkokaupat ja muut yritykset kilpailevat tiukasti näkyvyydestään verkossa. Käytännössä SEO:lla tarkoitetaan sellaisia toimenpiteitä, joiden avulla pyritään parantamaan verkkosivuston näkyvyyttä hakukoneiden hakutuloksissa. Kun esimerkiksi verkkokauppa sijoittuu Google haussa korkealle, se lisää liikennettä nettisivuille ja tätä kautta myyntiä.
• SaaS eli palveluna tarjottavat ohjelmistot: Tällä termillä viitataan sellaisiin ohjelmistopalveluihin, jotka toimitetaan ikään kuin palveluna verkossa. Asiakas ei tällöin osta varsinaista ohjelmistoa, vaan tilaa sen käyttöoikeuden esimerkiksi kuukaudeksi. Usein tällaiset ohjelmistot saattavat toimia pilvessä, jolloin niiden saavutettavuus on erinomainen.
• CRM eli Customer Relationship Management: Tällaisia ohjelmistoja käytetään myynnin ja asiakassuhteiden hallintaan. Niiden avulla voi seurata ja hallinoida esimerkiksi asiakastietoja, myyntiä ja markkinointia.
• CMS eli Content Management System: CMS on sisällönhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa verkkosivujen sisällön päivittämisen ilman ohjelmointitaitoja. Tunnetuin tällaisista ohjelmistoista on WordPress, jonka käyttämisen voi aloittaa ilmaiseksi.
• API eli ohjelmointirajapinta: Koodaukseen liittyvä termi, jolla tarkoitetaan sovelluksen rajapintaa, joka mahdollistaa ohjelmistojen välisen tietojenvaihdon. Jos perustat vaikkapa urheilusivuston, voit käyttää jonkin digitaalisen tulospalvelun ajankohtaisia tietoja ja päivittää reaaliajassa urheilutapahtumien tulokset omalle verkkosivulle.
• Analytiikkaohjelmistot ja -työkalut: Nämä saattavat olla erittäin keskeisiä sovelluksia liiketoiminnan kannalta. Analytiikkaohjelmistojen avulla voi seurata ja analysoida verkkosivujen ja sovellusten käyttöä, mikä helpottaa liiketoiminnan kehittämistä.
• Dropshipping: Viime aikoina yleistynyt malli, jossa verkkokaupassa myyty tuote ei ole kyseisen yrityksen varastossa juuri sillä hetkellä. Kun tuote menee myydyksi verkkokaupassa, ne tilataan suoraan kolmannelta osapuolelta asiakkaalle.
• Affiliate-markkinointi: Kumppanuusmarkkinointi on markkinoinnin keino, jossa esimerkiksi verkkosivuston ylläpitäjä tai sosiaalisen median persoona saa palkkion tuotteen tai palvelun mainostamisesta, kun kauppatapahtuma varmistetaan.

Tehosta toimintaasi digitaalisuudella – mutta miten se toimii käytännössä?

Pienyrittäjä voi hyötyä paljon digitaalisista työkaluista, sillä niiden avulla omaa toimintaa voi tehostaa huomattavasti. Yrittämisen tehokkuutta ja kulurakennetta voi muuttaa paljonkin, mutta se riippuu tietysti hyvin paljon siitä, minkälaista yritystoiminta ylipäätään on.

Liiketoiminnan hallintaan on olemassa useita erilaisia sovelluksia, joiden avulla esimerkiksi asiakassuhteita ja myyntiä voi seurata helposti. CRM-järjestelmät on kehitetty juuri tätä tarvetta varten, joten jokaisen pienyrittäjän kannattaa ehdottomasti tutustua niihin.

Samoin erilaiset laskutusohjelmistot ja ajanvarauksiin liittyvät sovellukset tehostavat yrittäjän elämää huomattavasti. Kun näitä kaikkia sovelluksia käyttää tehokkaasti, ne säästävät aikaa ja sitä kautta tekevät yrittämisestä entistä tehokkaampaa.

Markkinoinnin osalta pienyrittäjä voi hyötyä paljonkin teknologiasta, sillä sosiaalisen median kautta potentiaaliset asiakkaat on huomattavasti helpompi saavuttaa. Lisäksi asiakkaita on helpompi haalia aina ulkomaita myöten, joten tässä mielessä digitaalisuudesta on merkittävää apua yrittäjälle.

Pienyrittäjän teknologiaopas – sosiaalinen media ja digimarkkinointi

Kuten aikaisemmin jo mainittiin, sosiaalinen media ja sitä kautta tehtävä digimarkkinointi on oivallinen apu silloin, kun pienyrittäjä haluaa saada oman yrityksen tuotteet ja palvelut laajemman yleisön tietoisuuteen.

Parasta sosiaalisessa mediassa on se, että markkinoinnin voi aloittaa täysin ilmaiseksi. Erilaisia sosiaalisen median sovelluksia on useita, joiden kanssa voi tehdä vertailua. Aluksi markkinointi kannattaa keskittää yhteen tai kahteen, mutta pitkässä juoksussa niitä voi ottaa useita haltuun.

On myös hyvä huomata, että sosiaalisen median kanavilla on myös maksullisia palveluita markkinointia varten. Esimerkiksi Facebookissa on noin kolme miljardia käyttäjää, joten sen palveluita käyttää melkoinen ihmisjoukko. Näin se tarjoaa pienyrittäjille mahdollisuuden kohdistaa markkinointia haluttuun kohderyhmään. Kohtalaisen pienillä kuluilla on näin ollen mahdollisuus saada kohdistettua markkinointia suurellekin yleisölle.

Facebook tarjoaa myös erilaisia työkaluja markkinoinnin tueksi. Niiden avulla on mahdollista seurata, kuinka suuri joukko käyttäjiä on nähnyt mainoksen ja kuinka moni heistä on ollut interaktiossa mainoksen kanssa.

Muita suosittuja markkinointiin liittyviä sosiaalisen median palveluita ovat esimerkiksi Twitter eli nykyinen X, Instagram ja Youtube. Jokaisen pienyrittäjän kannattaa ottaa selville, mikä näistä kanavista sopii parhaiten juuri oman yrityksen mainontaan.

Pienyrittäjien kannattaa olla myös hereillä silloin, kun uusia sosiaalisen median alustoja perustetaan. Tuolloin on nimittäin parhaat mahdollisuudet saada helposti seuraajia omalle kanavalle. Kun kilpailu on alkuun pienempää ja sisällöntuottajat eivät ole alustalla vielä vakiintuneet, myös uusilla tulokkailla on mahdollisuus saada paljon näkyvyyttää uusilla alustoilla.

Verkkoturvallisuuden ABC – suojaa yrityksesi verkkohyökkäyksiltä

Hyvä tietoturva on jokaisen pienyrittäjän A ja O varsinkin silloin, jos liiketoiminta pohjautuu pitkälti tietotekniikkaan ja digitaalisuuteen. Kaikkein onneksi nykyään on tarjolla hyvin paljon erilaisia tietoturvaratkaisuja, joiden kustannukset ovat kohtalaisen alhaiset.

Mikäli olet hyvä tietokoneiden kanssa, et välttämättä tarvitse lainkaan käyttöjärjestelmien ulkopuolisia ohjelmistoja tietoturvan kannalta. Esimerkiksi Windowsissa tulee mukana käyttöjärjestelmän oma palomuuri ja viruksentorjunta, joilla pääsee jo kohtalaisen pitkälle. Myös Applen laitteissa ja varsinkin Linux-pohjaisissa tietokoneissa tietoturva on korkealla tasolla ilman kolmannen osapuolen ohjelmistoja.

Jos taas sinun tarvitsee tallentaa asiakkaiden tietoja, niiden kanssa kannattaa noudattaa erityistä varovaisuutta. Mikäli ylläpidät esimerkiksi verkkokauppaa tai jotain muuta vastaavaa verkkopalvelua, tietoturvan merkitys kasvaa entisestään. Tällöin kannattaa melkein palkata jokin yrityksen ulkopuolinen ammattilainen varmistamaan se, että palvelinten tietoturva on riittävällä tasolla.

Tietoturvan kannalta on hyvä pohtia myös sitä, miten on vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Yhteydenpito tulee suunnitella siten, että asiakkaat voivat varmasti luottaa yksityisyyden suojaan. Esimerkiksi sähköpostin kautta ei kannata lähettää arkaluontoisia tietoja, koska se altistaa yrityksen ja asiakkaan monenlaisille tietoturvariskeille.

Pienyrittäjän teknologiaopas – ekologisuus ja teknologia

Ympäristötietoisuuden kasvu on johtanut siihen, että sekä kuluttajat että yritykset kiinnittävät yhä enemmän huomiota ekologisuuteen ja vastuullisuuteen. Teknologia on tuonut mukanaan sekä mahdollisuuksia että haasteita tässä yhteydessä.

Teknologia voi auttaa pienyrittäjiä vähentämään ympäristövaikutuksiaan monin tavoin. Esimerkiksi pilvipohjaiset työkalut ja sovellukset vähentävät tarvetta fyysisille laitteille, kuten palvelimille ja tehokkaille tietokoneille. Tämä taas vähentää esimerkiksi energiankulutusta ja hiilijalanjälkeä, koska laitteita ei tarvitse valmistaa niin paljoa kuin vielä aikaisemmin.

Kun yrittämiseen liittyviä asiakirjoja hallinnoi digitaalisesti, se vähentää paperin kulutusta, eikä tarvetta esimerkiksi niiden varastoinnille ole. Paperin vähenevä kuluttaminen auttaa taas metsäkadon hillitsemisessä.

Etätyöhön liittyvät sovellukset auttavat taas siinä, ettei ihmisten tarvitse käyttää niin paljoa liikennettä työmatkailuun. Tämä taas vähentää hiilidioksidipäästöjä, mikä auttaa ilmaston lämpenemisen suhteen.

Täysin ongelmatonta digitaalisuuden käyttäminen yrittäjyydessä ei kuitenkaan ole. Tietotekniikkaan perustuvat laitteet tuottavat jätettä, jolloin kierrätys tulee ottaa huomioon. Pienyrittäjänä voit huomioida tätä vain hankkimalla välttämättömät laitteet sekä suosia kestäviä ja päivitettäviä laitteita. Muista myös kierrättää vanhat tietokoneet ja muut vastaavat asianmukaisesti.

Myös erilaisten pilvipalveluiden ja keskitettyjen palvelinkeskusten käyttäminen on massiivisessa mittakaavassa ongelmallista. Palvelinten ja datakeskusten energiankulutus on noussut globaaliksi huolenaiheeksi, sillä ajoittain kyseessä on todella merkittäviä määriä energiaa. Valitsemalla vihreää energiaa käyttäviä palveluntarjoajia pienyrittäjä voi vaikuttaa positiivisesti hiilijalanjälkeensä.

Koulutus ja oppiminen – pienyrittäjän tulee kehittää itseään

Pienyrittäjyys on jatkuvaa oppimista ja sopeutumista, mikäli haluaa menestyä ja pärjätä markkinoilla. Maailma muuttuu jatkuvasti ja nimenomaan jatkuvasti lisääntyvä digitaalisuus tuo omat haasteensa siihen, että yrittäjänä pysyy muutoksen perässä.

Tällaisessa ympäristössä menestyminen vaatii pienyrittäjältä halua ja kykyä oppia ja kehittää itseään jatkuvasti. Onneksi internet mahdollistaa myös sen, että tietoja ja koulutusta on saatavilla enemmän kuin koskaan. Ajankohtaisen koulutuksen merkitys pienyrittäjälle on kiistaton, sillä viime kädessä tieto on valtaa ja se auttaa luomaan kilpailuetua muihin nähden.

Nykyään pienyrittäjän koulutus ei välttämättä tarkoita pelkästään perinteisiä oppilaitoksia ja niiden tarjoamia kursseja. Se voi olla verkko-opiskelua, erilaisia työpajoja ja seminaareja. Eri liiketoiminta-aloilla järjestetään myös messuja ja muita vastaavia yhteisöllisiä tapahtumia, joista voi saada paljon arvokasta tietoa alaan liittyen.

Myöskään sosiaalisen median merkitystä oppimisen suhteen ei kannata aliarvioida. Nykyään monet eri alojen asiantuntijat julkaisevat laadukkaita videoita Youtubessa eri aiheisiin liittyen. Jos haluat tietää enemmän esimerkiksi digitaalisesta markkinoinnista, ohjelmoinnista tai vaikkapa sisällöntuotannosta, voit helposti löytää aihetta käsitteleviä videoita sieltä.

Uusien asioiden oppimisella pienyrittäjä voit kasvattaa liiketoimintaansa tai parantaa sen tehokkuutta. Parhaimmillaan se voi johtaa täysin uudenlaisen liiketoiminnan kehittämiseen. Lisäksi oppiminen voi laajentaa yrittäjän verkostoja, joka taas saattaa tuoda mukanaan mahdollisuuksia ja yhteistyökumppaneita.

Pienyrittäjän teknologiaopas – yhteenveto

Teknologia on muodostunut välttämättömäksi kumppaniksi pienyrittäjille monin tavoin. Jatkuvasti yhä nopeammin kehittyvä teknologia tarjoaa yrittäjille monia etuja, kuten kustannustehokkuutta ja laajemman asiakaskunnan. Monet ammattiohjelmistot ovat parhaillaan erittäin edullisia, mutta saattavat tuottaa merkittävästi arvoa liiketoimintaan.

Digitaalisuus voi tehostaa yrityksen toimintaa ja auttaa pienentämään riskejä varsinkin yrittäjän omien rahallisten panostusten suhteen. Näin se madaltaa kynnystä aloittaa yrittäminen, joten teknologialla on merkittävä vaikutus myös työllisyyden suhteen yhteiskunnassa.

Viime aikoina merkittäväksi eduksi on tullut myös joustavuus. Etätyöt ovat koronan johdosta suosituimpia kuin koskaan ja monet pienyrittäjät suosivat sitä. Tekemällä töitä kotitoimistosta käsin on mahdollista vähentää liikkumiseen menevää aikaa ja energiaa. Näin työn tekemisestä voi tulla entistä ympäristöystävällisempää kuin aikaisemmin.

Koska teknologian hyödyt ovat kiistattomat, jokaisen pienyrittäjän on olennaista investoida siihen liittyvään koulutukseen ja oman osaamisen kehittämiseen. Onnistunut teknologian hyödyntäminen voi toimia kilpailuetuna markkinoilla ja vahvistaa yrityksen asemaa.

Teknologia on tuonut mukanaan jatkuvasti muuttuvan ympäristön, jossa yrittäminen on yhä mielenkiintoisempaa. Samalla se tuo koko joukon uusia haasteita pienyrittäjille, jotka voivat olla parhaillaan erittäin myönteisiä yritystoiminnan kannalta. Joka tapauksesssa pienyrittäjien kannattaa tehostaa liiketoimintaansa ja käyttää digitaalisesta toimintaympäristöä yhä tehokkaammin, mikäli haluaa onnistua tulevaisuudessa. Tämä Pienyrittäjän teknologiaopas -artikkeli on pyrkinyt juuri tähän, joten toivottavasti siitä on ollut lukijalle jotain hyötyä.

Usein kysytyt kysymykset