De siste årene har det blitt umåtelig populært blant bedrifter å ansette virtuelle assistenter (VA). Årsaken er svært innlysende. Med en virtuell assistent kan man frigjøre de ansatte eller seg selv fra repetitive rutineoppgaver. Dette kan ha flere betydelig oppsider, som at det kan bidra til økt motivasjon og kapasitet i tillegg til at det kan redusere faren for utbrenthet.
Hva er Virtuelle Asistenter og hvordan fungerer det?
Virtuelle assistenter kan være personer som jobber på andre siden av kloden men det kan også være avanserte dataprogrammer som AI-baserte verktøy som er utviklet for å hjelpe bedrifter med å automatisere oppgaver, øke produktiviteten og frigjøre verdifull tid og ressurser. Disse digitale assistentene kan håndtere alt fra administrativt arbeid og kundeservice til dataanalyse og markedsføringsoppgaver.
Ved å integrere virtuelle assistenter i sin forretningsdrift, kan bedrifter oppnå økt effektivitet, reduserte kostnader og bedre kundeopplevelser, noe som gir dem en konkurransefordel i den stadig mer teknologidrevne forretningsverdenen.
Virtuelle assistenter hjelper til med flere oppgaver
En virtuell assistent, ofte bare kalt “VA”, bistår bedrifter og virksomheter med et bredt spekter av oppgaver. Denne personen jobber selvstendig, men ansettes av bedrifter for en bestemt periode.
De siste årene har også en ny form for virtuell assistent vokst frem, nemlig AI-drevne chatbots. Kort fortalt er det tekstbaserte roboter drevet av kunstig intelligens, og disse er populære blant annet til kundeservice. Normalt vil en VA jobbe med typiske rutineoppgaver, som for eksempel:
- Kundehenvendelser, både epost- og telefon
- Fakturering og lønn
- Referat- og rapportskriving, samt korrekturlesning
- Møte- og reisebooking
- Dataregistrering
En reell fare med repetisjonsoppgaver er først og fremst at de er tidstyver. Å skrive rapporter, fakturere kunder og føre lønn er ting som stjeler mye tid i løpet av et arbeidsår. Det samme gjelder å svare på kundehenvendelser eller å drive med organisering rundt reiser og møter.
Ved å ansette virtuelle assistenter kan man fokusere mindre på oppgaver som tar tid, og heller fokusere på selve kjernevirksomheten. Det gjør at man øker kapasiteten til å drive med innovasjon, merkevarebygging eller til å utforme nye strategier, slik at bedriften kan vokse videre. En virtuell assistent kan i så måte øke forutsetningene for at din bedrift skal lykkes med å nå sine mål.
Kan bidra til økt arbeidslyst og motivasjon
En enda større fordel med å frigjøre ansatte eller seg selv fra tidkrevende repetisjonsoppgaver, er at det kan redusere faren for utbrenthet. Enkelte oppgaver kan ta mye energi, og på sikt vil de være mentalt krevende å utføre. Dette kan igjen føre til redusert arbeidslyst, og i verste fall overbelastning.
Dermed kan virtuelle assistenter avlaste de ansatte på en måte som vil fremme både velvære og motivasjon. Er det bestemte oppgaver som tar mer energi enn de gir, så er det vel lite som er bedre enn å etterlate dem til personer, eller til og med maskiner, som er glade for å gjøre strevsomt arbeid?
Ferieavvikling er et annet gode man får med virtuelle assistenter. Har man ansatt en VA i perioden man er borte, kan man ta ferie vel vitende om at arbeidsoppgavene blir gjort. Da slipper man også å komme tilbake til en arbeidsplass i fullstendig kaos.
En siste fordel er at det kan være kostnadsbesparende. Nå er riktignok ikke virtuelle assistenter gratis arbeidskraft, men at det koster mindre enn å ansette folk på full- eller deltid er det ingen som helst tvil om. Du betaler kun for tiden assistenten bruker, og fungerer det ikke mellom deg og VA-en er det som regel ingen sak å avslutte samarbeidet.
Utfordringer å tenke på med VA i bedriften
Fordelene med en VA i bedriften er som du ser flere. Det er imidlertid ikke gitt at det kun er positive sider med å ansette virtuelle assistenter, og det er flere utfordringer som kan oppstå. For det første er det veldig tillitsbasert.
Stoler du på at den virtuelle assistenten har kompetansen som er nødvendig for å gjennomføre arbeidsoppgavene som er tildelt? Det er heller ingen garanti for at assistenten har nødvendig utstyr for å utføre oppgavene. Og hvordan skal man egentlig vite at assistenten bruker tiden på å jobbe og ikke annet tull når han eller hun ikke befinner seg på kontoret?
Kommunikasjonsflyt er en annen problemstilling man må ta til etterretning. En VA kan for eksempel befinne seg i en annen tidssone, som av naturlige årsaker kan skape problemer. Heldigvis er de fleste virtuelle assistenter medgjørlige, og vil nok innfinne seg i å jobbe i tidssonen til din bedrift.
En lønnsom investering
I de fleste tilfeller er det å ansette virtuelle assistenter en meget lønnsom investering. Det gjelder spesielt om man klarer å kartlegge hvilket behov man har, og om man klarer å hyre inn riktig kompetanse.
Hvem vet, kanskje det til og med kan være med på å gjøre arbeidsplassen mer attraktiv hos de ansatte og potensielle nye arbeidstakere? Dette fordi det vil være med på avlaste de ansattes arbeid.