Email là một trong những phương tiện chính để giao tiếp kinh doanh chuyên nghiệp. Nếu viết kém, bạn có thể mất một khách hàng tiềm năng lớn. Nếu viết email xuất sắc, bạn sẽ dễ dàng biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành. Cá nhân tôi nhận thấy rằng chất lượng câu trả lời của tôi thường quyết định liệu khách hàng có thuê dịch vụ của tôi hay không, và quyết định cả việc khách hàng sẵn sàng chi bao nhiêu.
Về cơ bản, câu trả lời của bạn cho các email chuyên nghiệp phải được cân nhắc kỹ lưỡng, và soạn thảo một cách cẩn thận. Trong nhiều trường hợp, bạn không nên trả lời email ngay lập tức.
Sau khi đọc một email chuyên nghiệp, hãy dành thời gian để tâm trí bạn “tiêu hóa” hoàn toàn nội dung email và đưa ra những phản hồi tốt nhất có thể.
Khi trả lời email kinh doanh, hãy chú ý cẩn thận đến giọng điệu trong email của bạn. Điều này thường được phản ánh trong những ngôn từ bạn sử dụng để thể hiện bản thân.
Ví dụ thay vì nói,
Xin vui lòng gửi tất cả các tài liệu vận chuyển cho lô thuốc tiếp theo.
… cách nói hiệu quả hơn là,
Vui lòng gửi chứng từ vận chuyển cho lô thuốc tiếp theo.
Ngoài ra, hãy luôn đảm bảo email của bạn đi thẳng vào trọng tâm vấn đề và rõ ràng. Ngay từ đầu email, hãy nêu những thông tin quan trọng nhất. Thông tin bằng văn bản có xu hướng tạo ra nhiều ý nghĩa hơn so với lời nói thông thường. Vì vậy, tránh sử dụng những từ “đao to búa lớn” không cần thiết. Thay vào đó, hãy tập trung vào các thông tin bạn muốn gửi trong câu trả lời của mình và đảm bảo rằng đã có đầy đủ thông tin.
Các cách khác nhau để trả lời email một cách chuyên nghiệp
Có nhiều cách khác nhau để trả lời email một cách chuyên nghiệp, tùy thuộc vào ý định của bạn muốn truyền đạt trong email. Email để xác nhận việc nhận email thường thẳng thắn và trực tiếp, nhưng hầu hết các phản hồi email khác đều yêu cầu phải được soạn thảo cẩn thận.
Về cơ bản, các email trả lời thường tuân theo khuôn mẫu viết email chuyên nghiệp thông thường. Bạn có thể phải bắt đầu bằng việc xác nhận email cuối cùng trước khi trả lời tất cả các câu hỏi trong email. Mỗi câu hỏi nên được trả lời trong một đoạn văn riêng biệt. Điều này sẽ giúp bạn bao quát tất cả các câu hỏi, và cũng giúp người nhận dễ dàng nắm bắt được câu trả lời của bạn hơn. Bạn có thể lưu trữ các mẫu để trả lời email một cách chuyên nghiệp trong “câu trả lời soạn sẵn” nếu bạn đang sử dụng Gmail.
Viết phản hồi email chuyên nghiệp – Ví dụ minh họa
Một lá thư phản hồi đơn giản mà hiệu quả thường có dạng như sau:
Thưa ông X,
Cảm ơn bạn đã hỏi về ứng dụng doanh nghiệp tiếp thị qua email mới của chúng tôi. Một thành viên trong nhóm sẽ liên hệ với bạn vào ngày mai để giải thích chi tiết về sản phẩm phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Cảm ơn một lần nữa cho yêu cầu của bạn.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Đây là một lá thư trả lời email chi tiết hơn:
Kính gửi ông X,
Cảm ơn bạn đã đặt mua 25 đĩa DVD. Chúng tôi sẽ gửi chúng trong vòng 3 ngày tới.
Tuy nhiên, trước khi chúng tôi gửi chúng, chúng tôi cần biết loại gói hàng mà bạn thích. Vui lòng truy cập trang đặt hàng của bạn và chọn sở thích của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gọi cho chúng tôi theo số +0961xxxxxx. Bạn sẽ nhanh chóng được chăm sóc bởi đội ngũ dịch vụ khách hàng.
Cảm ơn một lần nữa cho đơn đặt hàng của bạn. Chúng tôi mong chờ hướng dẫn cuối cùng của bạn.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Đây là phản hồi email chuyên nghiệp khi yêu cầu thông tin:
Kính gửi cô Y,
Cảm ơn bạn đã hỏi về phần mềm email được quảng cáo trên blog của tôi. Mỗi chức năng phần mềm được liệt kê là duy nhất trên các nền tảng khác nhau. Trước khi giới thiệu một cái cụ thể, tôi muốn biết thêm một chút về bạn và nhu cầu của bạn:
- Bạn xử lý loại hình kinh doanh nào? Bạn đang tự làm chủ, quản lý hay chủ doanh nghiệp?
- Bạn sẽ sử dụng phần mềm trên thiết bị di động hay máy tính? Máy tính của bạn là Mac hay PC?
- Loại email nào bạn gửi thường xuyên nhất? Họ có trả lời các câu hỏi của khách hàng, thông tin giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hay chỉ là email cho các thành viên trong nhóm không?
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã quan tâm đến việc mua một số phần mềm email được quảng cáo trên trang web của tôi. Tôi hy vọng bạn sẽ tìm thấy chúng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Đây là phản hồi email chuyên nghiệp khi yêu cầu tài liệu:
Gửi ông X,
Tìm đính kèm khóa học tiếp thị qua email mà bạn yêu cầu. Như tôi đã nói trên trang web của mình, thỉnh thoảng tôi sẽ gửi các phiên bản cập nhật của khóa học. Đảm bảo bạn nghiên cứu kỹ chương đầu tiên của khóa học. Nó sẽ cung cấp một cơ sở vững chắc mà mọi thông tin khác trong khóa học dựa vào.
Tôi hy vọng các chiến dịch email của bạn đã mang lại kết quả tốt. Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể hỗ trợ bằng mọi cách có thể.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Kết luận
Luôn duy trì giọng điệu thân mật trong email trả lời của bạn nếu bạn muốn nhận được phản hồi tích cực. Như tôi đã nói trước đó, hãy đợi một thời gian trước khi trả lời email chuyên nghiệp; và chuẩn bị trả lời thật chu đáo, đó là cách tốt nhất để giảm thiểu sai lầm.