Программы для Управления Проектами: ТОП 4

В любом типе проекта, который реализует компания, необходимо учитывать два очень важных фактора для его успешной реализации: организация задач и контроль затраченного времени и ресурсов. Чтобы упростить весь процесс, многие организации используют предназначенные для планирования проектов программы.

В настоящее время системы управления проектами предлагают бесконечный набор функций. Все программы просты в использовании и подходят практически для любого типа бизнеса. Мы расскажем вам о функциях и преимуществах менеджера проекта и четырех лучших программах для управления проектами, которые вы можете найти на рынке.

Monday 

Миссия Monday – помочь командам продуктивнее справляться с работой. Программа для планирования облегчает управление проектами и способствует обмену знаниями между пользователями. Вы можете общаться, создавать базу знаний, обмениваться файлами, изображениями и шаблонами.

В дополнение к поддержке широкого спектра вариантов использования, программа содержит множество технических компонентов. Она поставляется с функциями совместной работы, с временной шкалой и календарем и десятками интеграций. 

Являетесь ли вы фрилансером, бизнес-организацией или хотите использовать Monday для личных целей, он достаточно универсален и гибок, чтобы подойти практически для всех замыслов.

Вместо того чтобы выбирать из стандартных макетов, программа создает идеальное рабочее пространство, основанное на личных приоритетах и целях. 

Во время регистрации вам нужно будет пройти краткий опрос, состоящий из различных вопросов. К ним относятся сведения о том, сколько у вас будет пользователей, для чего вы будете использовать платформу, какие инструменты наиболее полезны для вас и так далее.

Monday – это один из немногих инструментов управления проектами на рынке со встроенными функциями учета рабочего времени. Пользователи могут включать или выключать трекер одним щелчком мыши или вводить время вручную. Более того, благодаря автоматизации Monday, вы можете устранять повторяющиеся задачи, такие как уведомления команды.

Monday интегрируется с различными сторонними приложениями (HubSpot, Mailchimp, Zoom, Twilio и др.) и имеет собственные мобильные приложения для iOS и Android.

Преимущества Monday:

ClickUp

ClickUp – это приложение, позволяющие контролировать задачи, которые назначены группе людей. Он идеально подходит для тех, кто работает с широким спектром проектов и которым необходимо сохранять контроль над ними. Этот инструмент появился благодаря тому, что его создатели не нашли программу, которая бы полностью удовлетворяла их потребности. 

Сама программа доступна в виде веб-приложения, имеет десктоп версию, есть в виде расширения Chrome и работает на мобильных телефонах. Это позволяет управлять каждой из задач в любое время и в любом месте.

ClickUp предназначен для широкой публики. Он может использоваться самозанятыми лицами, стартапами и владельцами как малых, так и крупных предприятий. Причина этого в том, что он направлен на облегчение управления проектами. 

С помощью ClickUp вы можете создать рабочее пространство, в котором у вас будут организованы все ваши задачи, и вы можете настроить его по своему вкусу.

Преимущества ClickUp:

Wrike

Wrike – это не просто программа, а целое комплексное решение для работы с проектами, разработанное с уклоном в маркетинговые проекты, но благодаря надежному сочетанию базовых и расширенных функций, программа будет полезным решением для любых агентств и поставщиков профессиональных услуг.

Панель управления Wrike имеет уникальные функции. Она разделена на три части, в которых указывается сводка рабочего процесса всех команд. 

Первая панель содержит информацию обо всех проектах, командах и финансах, что упрощает управление ресурсами. Следующая панель инструментов предлагает функции для создания задачи, назначения заданий и установки сроков выполнения. Наконец, все ваши текущие задачи и подзадачи находятся на последней панели.

С Wrike у вас будет исчерпывающий доступ к инструментам контроля проектов на корпоративном уровне. На платформе вы можете обмениваться файлами, публиковать ресурсы, отслеживать затраченное время на проекты и многое другое, и все это поддерживается безопасностью корпоративного уровня. 

Кроме того, расширенные функции помогают подготовить ваш бизнес к будущему росту, позволяя всем ознакомиться с ними, прежде чем начать их использовать.

Независимо от того, как часто вы занимаетесь аналитикой рабочих процессов, Wrike автоматически обновляет графики, некоторые отчеты, инфографику и аналитические информационные панели, так что вам никогда не придется беспокоиться о просмотре устаревшей информации. 

Это дает руководителям проектов обзор в реальном времени состояния проекта, производительности команды, статуса задачи, рабочей нагрузки, утверждений и ожидающих задач.

Преимущества Wrike:

Smartsheet

Smartsheet – это программа идеально подходит для взаимодействия между сотрудниками и управлением проектами в облаке, позволяя компаниям планировать, отслеживать и автоматизировать задачи.

Она прост в использовании и предоставляет информацию обо всех аспектах работы в режиме реального времени. Благодаря настраиваемой панели вы можете просматривать проект в виде электронных таблиц, карточек, диаграмм или календарей.

Это отличный гибкий и масштабируемый инструмент для разработки проектов, подходящий для команд любого размера и отрасли, который также интегрируется с экосистемой таких приложений, как Slack или Tableau.

В целом, Smartsheet больше понравится корпоративным пользователям, у которых использование большого объема данных и рабочие процессы являются неотъемлемой частью операций. 

Владельцы малого бизнеса могут предпочесть альтернативу, которая будет иметь больше дополнительных функций и более приятный пользовательский интерфейс.

Преимущества Smartsheet:

Другие программы для таск-менеджмента

Trello

Управляется с помощью информационных панелей и позволяет улучшить сотрудничество при выполнении любой задачи, будь то работа по организации поездок или просто совместное использование с родственниками.

На доске Trello задачи упорядочены по спискам, которые могут быть названы по усмотрению пользователей. В каждом списке есть разные задачи, называемые карточками, которые можно перемещать из одного списка в другой в зависимости от их продвижения в рамках проекта.

Asana

Одна из наиболее часто используемых программ управления проектами. Она имеет бесплатную версию, однако ее ограниченного функционала не хватает для ведения среднего и крупного бизнеса.

Эта система управления проектами позволяет разделять пользователей на разные команды. Кроме того, задачи могут быть запланированы на разных досках и отображены в календаре. Она также имеет систему предупреждений, которая уведомляет пользователей об истечении срока действия задачи.

Jira

Программа мониторинга проектов, популярная в IT-секторе. Она выделяется своими широкими возможностями настройки и тем, что является инструментом, ориентированным на ИТ-отделы и отдел обслуживания клиентов.

Выдающимися функциями Jira являются пользовательские истории и задачи разработки, которые объясняют функцию программного обеспечения с точки зрения конечных пользователей. Также можно отслеживать ошибки.

Основные функции инструментов управления проектами и задачами

Инструмент управления проектами объединяет ряд функций, позволяющих компаниям оптимизировать процесс планирования, организовать команду сотрудников и заблаговременно выявлять ошибки. Давайте рассмотрим некоторые из основных функций:

• Панели управления

Панель управления позволяет просматривать все задачи, их продолжительность и зависимости между ними. Таким образом, вы можете иметь четкое представление о том, что и когда нужно сделать, или приступить к внесению изменений.

• Шаблоны и макеты

Будь то электронные таблицы, диаграмма Ганта или информационные панели, они позволяют легко создать предопределенный рабочий процесс для каждого типа проекта в соответствии с поставленными целями.

• Контроль времени

Этот инструмент записывает часы, потраченные на каждый из этапов, составляющих различные активные проекты в бизнесе. В этом смысле можно отслеживать время, затрачиваемое пользователями, а также прогнозировать бюджет, необходимый для каждого вида деятельности.

• Взаимодействие

Хорошие программы для управления проектами предлагают мгновенный обмен сообщениями в самой панели, вместо использования электронной почты или сторонних приложений. Это облегчает общение между членами команд и ускоряет выполнение работы. Кроме того, некоторые инструменты включают видеозвонки для проведения виртуальных встреч.

• Документация

Еще одним важным аспектом является организация документов в базе данных или репозитории платформы.

• Отчеты

Необходимый модуль для постоянного отслеживания состояния каждой задачи. Благодаря отчетам можно выявить проблемные места и внести необходимые исправления.

• Интеграции

Одним из больших преимуществ программ для планирования является его совместимость с другими инструментами. Таким образом, вы можете экспортировать данные в электронные таблицы Excel или импортировать их, например, из CRM.

Как программы для управления проектами влияют на прибыльность компании?

Такие отрасли, как строительство, архитектура, промышленность, IT-услуги или любые другие отрасли, предлагающие профессиональные услуги, сосредотачивают большую часть своей работы на разработке и планировании проектов со своими клиентами.

Цель системы управления проектами состоит в том, чтобы выполнять их с наилучшим возможным качеством и контролем, отслеживая затраты, ресурсы и непредвиденные обстоятельства, а также, чтобы добиться лояльности от своих пользователей и достичь хорошей прибыльности для бизнеса.

В свою очередь любая программа управления проектами, которую выберет контора, должна решить проблему хаотичного ведения бизнеса, обеспечивая его организацию и контроль для достижения целей, поставленных на основе бизнес-приоритетов. 

Лучшие программы для управления проектами позволяет руководству простым и интуитивно понятным способом планировать корпоративные задания с полным контролем над ними, обеспечивая распределение человеческих и материальных ресурсов для их выполнения в согласованные сроки с максимальной эффективностью и рентабельностью.

Функции программы, помогающие повышению производительности

Планирование проектов

Планирование проектов помогает получить общее представление о выполняемых работах, распределить их по задачам, распределить обязанности между вашими сотрудниками, добавить сроки выполнения работ и управлять ресурсами, необходимыми для их выполнения.

Составление бюджета проектов

После определения человеческих и материальных ресурсов, а также количества рабочих часов инструмент управления проектами оценивает бюджет на основе ваших ставок и прогноза расходов. Эти первоначальные бюджеты могут быть обновлены в зависимости от любых сбоев или задержек, пока не будет получен окончательный расчет.

Общение и сотрудничество между членами команды

Общение является ключом к хорошей организации. Благодаря программному обеспечению для управления проектами вы сможете централизовать всю информацию о статусе каждой задачи, ее соответствующих документах и шагах ее выполнения для всех вовлеченных сотрудников.

Мониторинг и анализ проекта

Программа должна быть оснащена необходимыми инструментами для мониторинга выполнения каждой задачи, расходов, учета рабочего времени и отклонений в бюджете для последующего анализа производительности. Более того, это поможет автоматизировать составление отчетов о мониторинге проектов.

Как компании выбрать программу для управления проектами?

Конечно, все зависит от размера компании, количества отделов и сотрудников, дохода и сложности самих задач. Тем не менее есть определенные пункты, исходя из которых вы будете делать выбор в сторону той или иной системы.

Во-первых, функциональные возможности. Проверьте предлагает ли программа минимальные требования, необходимые команде в соответствии с рабочими процессами.

Во-вторых, если вы используете другие программы для повышения производительности, проверьте, можно ли интегрировать их в общую систему.

В-третьих, конечно же, не последнюю роль играет стоимость приложения. В идеале, программа для управления проектами должна предлагать какой-либо период тестового бесплатного использования, например, 14 дней. Ищите баланс между предлагаемыми функциями и ценой.

Кроме того, платформа должна быть интуитивно понятной и простой в использовании, чтобы сотрудники не тратили время на обучение. Далее убедитесь, что поставщик предлагает хорошее обслуживание клиентов на случай, если вам понадобится помощь.

Всегда не помешает изучить альтернативы. Возможно, вам нужны инструменты для построения блок-схем и интеллектуальных карт, которые очень полезны для поддержки презентаций проектов, или большее количество функций, таких как те, которые включены в облачные системы.

Принимая такое важное решение, лучше всего привлечь команду, которая будет ежедневно использовать эту программу во время работы с проектами. Они смогут поделиться ценными идеями о функциях, необходимых для управления работой.

Какими функциями должна обладать система, чтобы считаться лучшей?

Программное обеспечение для управления проектами, которые удовлетворит даже самых требовательных пользователей, должно обладать следующими функциями:

• Разделение между разными проектами. Каждый проект должен отличаться от остальных для правильной организации.
• Календарь заданий. Чтобы получить общее представление о проекте.
• Обмен файлами. Например, документами Google с важной информацией для выполнения задачи.
• Создание задач в проектах. Задачи должны делиться на: незавершенные, краткосрочные, среднесрочные или долгосрочные задачи, а также на устаревшие и выполненные.
• Быть масштабируемым. То есть адаптироваться к размеру компании и ее возможному росту в будущем.
• Назначение задач пользователям. Эти пользователи должны получать уведомление (например, на свою электронную почту) о том, что им нужно выполнить новое задание.
• Просмотр хода выполнения задач. Об достижениях можно сообщать по-разному, например, в режиме реального времени или анализировать диаграммы, чтобы увидеть, сколько времени каждый сотрудник тратит на выполнение каждой задачи.
• Быть простым в использовании и интуитивно понятным. Лучшие программы для управления проектами настолько просты в освоении, что практически не нуждаются в обучающих руководствах.
• Возможность интеграции с другими инструментами и приложениями, которые дополняют его функции.
• Бесплатная пробная версия. Программа должна либо включать бесплатный пакет, либо иметь бесплатную пробную версию, чтобы пользователь мог с ней ознакомиться и оценить, прежде чем покупать полную версию.

Бесплатные инструменты управления проектами

Существуют разные бесплатные программы, которые хоть и имеют ограниченный функционал, но могут соответствовать необходимым требованиям, чтобы предложить мощную и универсальную платформу управления. 

Независимо от того, руководите ли вы проектом индивидуально или работаете в группе, все программы для управления проектами, перечисленные ниже, призваны повысить вашу эффективность.

1. OpenProj

Совместимая с Windows, Mac и Linux, программа OpenProj – это средство управления проектами для ПК с открытым исходным кодом. Он является заменой Microsoft Project и обладает большим количеством решений для коммерческих проектов. Он предлагает полезные функции для планирования проектов таких, как диаграмма Ганта.

2. GanttProject

Система имеет интуитивно понятный интерфейс и позволяет легко планировать задачи. Помимо основных функций GanttProject отображает распределение задач с участием одного или нескольких человек. Доступна для всех платформ.

3. dotProject

Приложение dotProject было выпущено как программное обеспечение с открытым исходным кодом, поэтому его можно загрузить бесплатно. Оно запрограммировано на PHP и использует MySQL для внутренней базы данных, хотя поддерживает другие базы данных.

4. ProjectLibre

Совместим с Windows, Mac и Linux. Программа работает на платформе Java, благодаря чему ее можно запускать почти во всех операционных системах.

5. Intervals

Бесплатная версия Intervals идеально подходит для предпринимателей, которым требуется простое управление проектами, с ограничениями по количеству задач, но с теми же функциями и безопасностью, что и в премиум-версиях.

6. Open Workbench

Эта система управления проектами работает на платформе Windows и бесплатна для использования. Это комплексное приложение для планирования проектов, позволяющее назначать задачи и взаимодействовать с коллегами, но требующее регистрации на сайте для загрузки. Зарегистрированные пользователи могут общаться на форуме.

7. Basecamp

Одно из самых популярных приложений, основанное на онлайн-управлении проектами, с функциями, которые варьируются от управления ресурсами и документами до совместной работы. Бесплатная версия является многопользовательской, но не позволяет обмениваться файлами.

8. FusionDesk

Это идеальная программа для простых проектов, которыми можно управлять с помощью Windows. Функционала будет недостаточно для тех, кто ищет эффективные решения для управления ресурсами.

9. DeskAway

В своей бесплатной версии DeskAway позволяет управлять 3 проектами максимум для 5 пользователей и предоставляет объем хранилища данных до 25 МБ. Если вам нужно больше места, вы можете перейти на платную версию.

10. TaskJuggler

Эффективное решение для пользователей с высокими требованиями. Совместимая с Linux и подобными системами, программа предоставляет мощные инструменты как для планирования проекта, так и для его мониторинга, включая редактирование диаграмм Ганта.

Вывод: какой инструмент лучше всего подходит для вашей компании?

Сложно выбрать только одну программу, учитывая существующее разнообразие. Тем не менее ориентируйтесь в первую очередь на личные предпочтения, а не только на обзоры и рейтинги. Ведь кому, если не вам, знать, какие функции нужны для успеха вашего предприятия.

Мы лишь ознакомили вас с достойными внимания программами, которые выделяются простотой использования, возможностью интеграции сторонних приложений и большим количеством опций, доступных в бесплатной версии.

FAQ