Tenir une comptabilité d’entreprise est une obligation légale dans la majorité des cas. Les obligations comptables varient selon les statuts juridiques et les régimes d’imposition des bénéfices. Et au-delà de permettre à l’entreprise de remplir ses obligations fiscales et légales, la tenue d’une comptabilité présente de nombreux avantages pour celle-ci.
Mais comment tenir sa comptabilité d’entreprise ? En plus de répondre concrètement à cette question, nous vous donnons dans ce guide des conseils pratiques pour réussir. Par ailleurs, nous vous expliquons pourquoi il est important de tenir sa comptabilité ; les avantages et inconvénients de faire sa comptabilité soi-même ; l’utilité des outils numériques de comptabilité.
La comptabilité d’entreprise en bref
Bien que vaste et complexe dans l’ensemble (sauf pour ceux ayant suivi une bonne formation en la matière), la comptabilité d’entreprise peut se résumer en ces quelques points :
- ✅ Moyen permettant de rendre compte de la situation d’une entreprise.
- ✅ Langage commun des organisations privées et publiques.
- ✅ Outil de suivi et d’aide à la décision / gestion.
- ✅ Tenue facilitée par les logiciels comptables.
- ✅ Outil de preuve et d’information utile aux tiers.
Qu’est-ce que la comptabilité ?
La comptabilité en tant qu’activité est celle qui consiste à répertorier, classer et organiser / synthétiser les informations financières et autres d’une entreprise, dans le but de rendre compte de la situation de ladite entreprise. Elle rend justement compte de cette situation à travers les états financiers qu’elle permet de produire : bilan, compte de résultat, annexe.
La comptabilité constitue également une discipline, ou encore un système d’organisation des informations financières et autres d’une entité. En plus de permettre de rendre compte des finances de l’entreprise et de sa situation générale, elle sert à cette dernière et à ses tiers d’outil d’aide à la décision, d’outil de comparaison périodique (PCG 1999, art. 120-1) et plus.
Termes essentiels de la comptabilité
Voici quelques termes essentiels et notions fondamentales de la comptabilité dont la compréhension permet de découvrir et de maîtriser les bases de cette activité / discipline.
Pourquoi est-il important de tenir sa comptabilité pour une entreprise ?
Toute entreprise a intérêt à tenir sa comptabilité, cela de la façon la plus correcte possible. En effet, celle-ci joue plusieurs rôles cruciaux pour l’entreprise, l’administration fiscale et les autres parties prenantes de ladite entreprise (associés, dirigeants, salariés, etc.). Nous expliquons dans les points ci-dessous les différents rôles de la comptabilité ou pourquoi il est important de tenir une comptabilité en entreprise.
👍 1. La tenue de la comptabilité en entreprise constitue une obligation légale (dans certains cas)
La comptabilité d’entreprise est obligatoire dans bon nombre de cas, cela en vertu du Code du commerce. Les types d’entités qui doivent obligatoirement tenir une comptabilité sont présentés dans les points ci-dessous.
☑️ Les professionnels libéraux
Il peut s’agir d’une comptabilité entreprise individuelle obligatoire, lorsque le professionnel libéral exerce son activité en nom propre ou en entreprise individuelle. Dans ce cas, il peut relever soit du régime de micro-BNC / auto-entreprise ou du régime de déclaration contrôlée.
Il peut aussi s’agir d’une comptabilité entreprise société obligatoire, lorsque le professionnel libéral exerce son activité en tant que société. Dans ce cas, il obéit aux mêmes règles que les sociétés commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, SCA, SCS) et relève soit du RSI (Régime Simplifié d’Imposition) soit du régime réel dit normal.
☑️ Les sociétés commerciales, artisanales et industrielles
Il s’agit précisément de toutes les sociétés dont les profits sont imposés suivant les règles qui s’appliquent aux BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux). Plus spécifiquement, il s’agit de sociétés relevant du RSI ou du réel normal. Cela peut donc être une EURL, une SASU, une SARL, une SAS, une SA… La comptabilité d’une entreprise de BTP pdf par exemple est obligatoire.
☑️ Les sociétés civiles
Dans ce cas, il s’agit de sociétés dont les statuts imposent la tenue d’une comptabilité d’entreprise. Il s’agit également de sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, mais aussi de sociétés ayant parmi ses associés une personne soumise aux BIC.
☑️ Les associations
La comptabilité est obligatoire pour les associations Loi 1991, celles qui émettent des valeurs mobilières et celles dites d’utilité publique.
☑️ Les comités d’entreprises
Les obligations comptables des comités d’entreprises (CE) varient selon la taille de ceux-ci.
Voici un résumé de ces obligations :
Qui sont exemptés de l’obligation de tenir une comptabilité d’entreprise ?
Les entreprises qui relèvent du régime micro-BNC ou du régime micro-BIC (ou de tout autre régime de micro-entreprise) n’ont pas l’obligation de tenir une comptabilité. Néanmoins, pour leur comptabilité micro entreprise, elles doivent tenir un registre des achats (les personnes dont l’activité consiste en l’achat et la revente) ou un livre-journal des recettes (les professionnels). Vous pouvez voir cela en consultant un exemple comptabilité micro entreprise.
👍 2. La comptabilité constitue un outil de preuve et de protection
Qu’elle soit obligatoire ou non, la comptabilité d’entreprise est très recommandée, puisqu’elle constitue un puissant outil de preuve pour toute entité. Elle peut notamment permettre le suivi et la justification des opérations de la société. Par exemple, elle peut servir à prouver le caractère réel (et non fictif) de l’entité, notamment dans le cas des sociétés civiles.
En outre, une comptabilité d’entreprise régulièrement et correctement tenue permet à l’entité de se protéger : en cas de litige avec des tiers, la comptabilité constitue une preuve recevable ; sur le plan fiscal, la comptabilité correcte peut permettre à l’entreprise d’empêcher une imposition d’office.
👍 3. La comptabilité constitue un puissant outil d’information
Le rôle informatif de la comptabilité d’entreprise constitue sans doute son principal ou son plus grand rôle. Quel que soit le cadre dans lequel elle est utilisée, la comptabilité sert presque toujours à informer. Et des décisions et/ou actions peuvent être envisagées sur la base de l’information qu’elle fournit.
Concrètement, en dehors de l’imposition, l’information fournie par la comptabilité permet :
👍 4. La tenue de la comptabilité en entreprise possède de nombreux autres avantages et rôles
En plus des avantages et rôles de la comptabilité d’entreprise évoqués dans les points ci-dessus, il faut relever que lorsqu’elle est bien tenue, elle peut également permettre à l’entité de :
Qu’est-ce que le bilan comptable ?
Le bilan comptable constitue un document qui présente le patrimoine ou la situation patrimoniale d’une entreprise à une date précise. Le patrimoine désigne de façon simplifiée l’ensemble des avoirs et des dettes d’une entreprise. Par conséquent, le tableau du bilan comptable, qui possède deux colonnes (actif, passif), présente concrètement :
- Dans la colonne « Passif »: les ressources ou les dettes de l’entreprise, notamment le capital social, les emprunts, etc.
- Dans la colonne « Actif » : les avoirs ou les actifs de l’entreprise, comment cette dernière utilise ses ressources (outils de production, immobilisations, stocks, créances, etc.).
Généralement élaboré lors de la clôture d’un exercice, le bilan constitue l’un des comptes annuels les plus répandus. Il est souvent qualifié de « photographie de l’entreprise ». Ses deux colonnes sont généralement divisées en deux, afin de faciliter l’analyse de cette photographie.
Ainsi, l’actif est scindé en : Quant au passif, il est scindé en :
Le classement des éléments du bilan suit les normes du plan comptable général. Par ailleurs, un bilan doit toujours être équilibré. En d’autres termes, le total de la colonne actif doit toujours être égal au total de la colonne passif.
Faut-il utiliser un comptable ou faire sa comptabilité par soi-même ?
Le choix entre faire sa comptabilité d’entreprise soi-même et recourir à un comptable est libre (sauf dans le cas des comités d’entreprises). Ainsi, vous pouvez décider de gérer tout le processus comptable de votre entreprise en interne ou de le confier (en totalité ou en partie) à un comptable / expert-comptable.
De façon générale, nous vous recommandons de faire votre comptabilité par vous-même uniquement si vous disposez d’assez de connaissances et de compétences nécessaires en comptabilité. Il peut s’agir de vous-même ou de la personne en interne à qui vous confiez cette tâche. Sinon, il vaut mieux recourir à un comptable.
En outre, pour vous décider, vous devez connaître les obligations comptables de votre type d’entreprise. Par exemple, si votre entité est une micro-entreprise (régime de mirco-BIC ou de micro-BNC), alors vous êtes dispensé de la tenue d’une comptabilité proprement dite. Vous devez juste tenir un registre des achats (si votre activité consiste en l’achat et la revente) ou un livre-journal des recettes (si vous êtes un professionnel). Pas besoin donc (a priori) de solliciter un comptable pour cela.
Par contre, si votre entité est une société commerciale (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, SCA, SCS), vous devez tenir une comptabilité complète, souscrire une liasse fiscale et déposer des comptes annuels.
En bref, vous devez voir si vous pouvez vous-même ou en interne remplir les obligations comptables de votre entreprise (en fonction de son statut juridique), notamment produire les documents comptables exigés. Si oui, alors vous pouvez tenir votre comptabilité en interne. Sinon, il vaut mieux vous faire accompagner, pour tous les documents comptables ou pour une partie.
Pour vous aider à vous décider, voici dans les sous-sections ci-dessous les avantages et les inconvénients de faire sa comptabilité d’entreprise soi-même.
Avantages de tenir sa comptabilité soi-même en entreprise
Voici en résumé les avantages qu’il peut y avoir, pour une entreprise, à tenir sa comptabilité soi-même.
👍 1. Faire des économies
Tenir votre comptabilité d’entreprise en interne signifie économiser de l’argent, car vous ne payez pas un professionnel pour cela. Cette économie vaut en principe la somme que vous aurez payée à un expert-comptable pour cette tâche.
Mais en pratique, l’économie d’argent réelle réalisée correspond à la différence entre d’une part le montant de ces honoraires et d’autre part le coût de la formation en comptabilité (éventuellement) et le coût du logiciel de comptabilité.
Il faut également prendre en compte votre rémunération ou celle du salarié en interne qui s’occupe de la comptabilité. Comparer l’ensemble de ces coûts aux honoraires de l’expert-comptable ou de l’entreprise comptabilité peut même vous aider à choisir entre internaliser ou externaliser votre comptabilité.
👍 2. Mieux suivre et mieux gérer ses activités au quotidien
Par contre, si votre comptabilité est gérée en externe, vous n’êtes mis au courant de la situation de votre entreprise qu’après les travaux du comptable (une fois par mois / trimestre / année). Dans ce cas, vous ne pouvez pas réagir ou vous adapter assez vite à certaines situations de votre activité.
👍 3. Améliorer ses connaissances en comptabilité et en gestion
La comptabilité d’entreprise ne consiste pas qu’en l’addition de chiffres ou en la production de tableaux. Elle constitue une science. Et tenir votre comptabilité vous-même vous permet de mieux comprendre cette science et la gestion en général. En effet, la comptabilité implique aussi bien des notions de comptabilité que celles de finance, de droit, d’économie et de gestion des organisations.
En améliorant ainsi vos connaissances en gestion via la tenue de votre comptabilité, vous pouvez mieux comprendre certains aspects de votre activité. Vous pouvez également mieux appréhender les conséquences de vos décisions de gestion avant de les prendre.
Inconvénients de tenir soi-même sa comptabilité d’entreprise
Voici en résumé les inconvénients qu’il peut y avoir, pour une entreprise, à tenir sa comptabilité soi-même.
👎 1. Perdre du temps
Plusieurs tâches à effectuer pour tenir sa comptabilité soi-même entraînent une perte de temps. D’ailleurs, bon nombre de ces tâches ne possèdent pas de valeur ajoutée pour l’entreprise. C’est le cas notamment des saisies comptables. La perte de temps dépend entre autres de la compétence de celui qui tient la comptabilité en interne, de la taille de l’entreprise ou encore de la quantité de documents à produire ou traiter.
👎 2. Courir le risque de commettre des erreurs
À défaut de maîtriser véritablement la comptabilité d’entreprise, vous vous exposez à des risques et erreurs lorsque vous tenez vous-même votre comptabilité. Les principes, codes et techniques de la comptabilité ne sont pas aisés à maîtriser, surtout pour les profanes en la matière. Des erreurs d’imputation, d’interprétation, de retraitement, etc. peuvent facilement apparaître.
👎 3. Se priver de conseils d’experts
Si vous décidez de gérer la totalité de votre processus comptable en interne (de la saisie comptable jusqu’aux déclarations), alors vous ne pourrez pas bénéficier des conseils d’un expert-comptable. Ces conseils sont très importants, d’autant plus qu’ils concernent aussi bien l’aspect comptable de votre entreprise que les aspects fiscal, financier, juridique et social.
Solutions pour tenir soi-même sa comptabilité malgré les risques et exigences
Comme vous avez pu le constater dans les paragraphes ci-dessus, faire sa comptabilité soi-même possède d’importants avantages et inconvénients. Sur la base de ceux-ci, il est clair qu’effectuer une formation approfondie en comptabilité est nécessaire pour profiter des avantages de la tenue de la comptabilité en interne tout en évitant ses inconvénients.
La seconde solution pour tenir sa comptabilité en interne tout en évitant les risques et inconvénients d’une telle procédure est de confier une partie de la tâche à un expert-comptable (externalisation partielle). Concrètement, il s’agit de réaliser vous-même (en interne) les tâches basiques de saisie comptable. Puis, l’expert-comptable pourra réviser / valider votre comptabilité et établira vos comptes annuels.
Ainsi, vous pouvez éviter les erreurs, profiter de la tenue régulièrement de votre comptabilité en interne pour améliorer la gestion de votre entreprise, bénéficier des conseils de l’expert-comptable, etc.
Comment faire sa comptabilité ? Étapes simples
Nous vous expliquons dans les points ci-dessous les 5 étapes simples à suivre pour bien faire votre comptabilité d’entreprise vous-même (ou en interne).
Étape 1. Prendre connaissance des obligations comptables de votre entreprise
Prendre connaissance des obligations comptables de votre entreprise vous permet de connaître les pièces comptables que vous devez produire (entre autres obligations). Ces obligations varient selon les types d’entreprises, mieux selon les statuts juridiques et les régimes fiscaux. Elles figurent en résumé dans le tableau ci-dessous.
| Statut juridique | Comptabilité | Liasse fiscale | Comptes annuels |
| Micro-entreprises (régime micro-BIC ou régime micro-BNC). | · Dispense de comptabilité.
· Tenue d’un registre des achats (pour les personnes dont l’activité consiste en l’achat et la revente) ou d’un livre-journal des recettes (pour les professionnels). |
Déclaration chaque mois ou trimestre du chiffre d’affaires.
|
Dispense de dépôt. |
| Entreprises individuelles (en dehors des micro-entreprises). | · Comptabilité de trésorerie (pour les professionnels).
· Comptabilité d’engagement (constat des dettes et créances) ou super-simplifiée pour les artisans et les commerçants. |
Souscription obligatoire. Contenu variant selon le régime fiscal (RN, RSI). | Dispense de dépôt. |
| EIRL (entreprises individuelles à responsabilité limitée). | · Comptabilité d’engagement.
· (pour les BNC) Définition du résultat fiscal suivant les normes de la comptabilité de trésorerie. |
Souscription obligatoire. Contenu variant selon le régime fiscal (RN, RSI) et le type d’impôt (IS, IR). | Dépôt obligatoire. Possibilité d’opter pour la confidentialité. |
| Sociétés civiles (SCM, SCP, SCI). | Tenue de comptabilité obligatoire dans plusieurs cas. | Souscription obligatoire. | Dispense de dépôt. |
| SEL (sociétés d’exercice libéral). | Comptabilité d’engagement ou super-simplifiée. | Souscription obligatoire. Contenu variant selon le régime fiscal (RN, RSI) et le type d’impôt (IS, IR). | Dépôt obligatoire. Possibilité d’opter pour la confidentialité. |
| Sociétés commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, SCA, SCS). | Comptabilité d’engagement ou super-simplifiée. | Souscription obligatoire. Contenu variant selon le régime fiscal (RN, RSI) et le type d’impôt (IS, IR). | Dépôt obligatoire. Possibilité d’opter pour la confidentialité. |
Ainsi, les micro-entreprises (fiscalement) ne possèdent presque pas d’obligations comptables contrairement aux sociétés commerciales.
Étape 2. Suivre une formation en comptabilité
En fonction des obligations comptables de votre entreprise, vous (ou la personne chargée de tenir la comptabilité en entreprise) devez suivre une formation adéquate et approfondie en comptabilité qui vous permettra de remplir ces obligations.
Concrètement, vous devez maîtriser les normes et techniques comptables et vous assurer de pouvoir produire les documents comptables exigés par l’administration (ou d’autres tiers) pour votre entreprise (le respect de la durée conservation comptabilité entreprise est également importante). Le cas échéant, vous saurez également comment gérer la comptabilité d’une nouvelle entreprise.
Plusieurs solutions s’offrent à vous en matière de formation en comptabilité et gestion d’entreprise :
Étape 3. Choisir un logiciel de comptabilité
Même s’il est possible de faire la comptabilité micro entreprise avec Excel ou manuellement, l’usage d’un véritable logiciel de comptabilité est très recommandé de nos jours. Utiliser un logiciel de gestion d’entreprise pour sa compatibilité présente notamment d’importants avantages en termes de temps, de coût et d’automatisation des tâches. Vous pouvez même trouver un logiciel de comptabilité pour micro entreprise gratuit.
Voici quelques conseils pour bien choisir votre logiciel de comptabilité :
Étape 4. Procéder au paramétrage du logiciel de comptabilité d’entreprise choisi
Le paramétrage du logiciel est une tâche délicate à effectuer avec la plus grande attention. Elle sera facile si vous suivez bien le tutoriel de l’éditeur et si vous maîtrisez la comptabilité et votre entreprise. Paramétrer le logiciel consiste concrètement à y insérer les caractéristiques de votre entreprise, programmer des fonctions / automatismes, effectuer des personnalisations, créer des profils pour les utilisateurs du logiciel, etc.
Étape 5. Tenir votre comptabilité
Veuillez tenir votre comptabilité à jour le plus régulièrement possible, car cela vous permet également de bien suivre et gérer votre activité. Aussi, n’hésitez pas à recourir à un expert-comptable pour un accompagnement partiel. Ce professionnel vous permet d’éviter des erreurs, vous conseille et vous permet d’optimiser divers aspects de votre entreprise (comptable, juridique, fiscal, financier, social).
10 conseils pratiques pour faire sa comptabilité d’entreprise
Voici 10 conseils précieux et pratiques pour faire votre comptabilité d’entreprise :
Pourquoi opter pour des outils nuériques ou en ligne de comptabilité d’entreprise ?
À la différence des logiciels de comptabilité classiques (lesquels valent également le détour), les outils de comptabilité en ligne présentent les atouts suivants :
Exemple d’outil de comptabilité en ligne
Comme exemple de solution numérique de comptabilité, vous avez Kiwili. Il s’agit d’un logiciel comptable en ligne polyvalent ou tout-en-un. Ses modules collaboratifs et intuitifs sont adaptés aux professionnels, aux TPE et aux PME, leur permettant d’optimiser leurs processus comptables et administratifs.
Les outils de comptabilité en ligne de Kiwili sont particulièrement faciles à prendre en main. Vous pouvez ainsi aisément et en quelques clics :
En outre, Kiwili propose également des solutions de gestion de projet (gestion du temps, répartition du travail, etc.) et des solutions CRM. Ces dernières permettent par exemple d’enregistrer des données utiles sur les clients (coordonnées, préférences, historiques / habitudes d’achat, etc.) et de personnaliser / d’améliorer la relation avec eux.
Par ailleurs, avec Kiwili, vous pouvez sauvegarder vos données sur le cloud. Les personnes possédant des droits d’accès pourront accéder à ces données, les utiliser de façon collaborative ou encore les partager avec des tiers sans avoir besoin d’envoyer des fichiers. Vous pouvez essayer gratuitement cet outil numérique de comptabilité pendant 14 jours.
Conclusion et points à retenir
En conclusion, pour bien tenir votre comptabilité d’entreprise, vous devez commencer par prendre connaissance des obligations comptables de votre entité. Vous devez également vous former en comptabilité, choisir et paramétrer un logiciel de comptabilité (en ligne ou non). Par ailleurs, s’agissant de la tenue de comptabilité proprement dite, veuillez toujours être à jour.
Enfin, n’hésitez pas à confier partiellement la tenue de votre comptabilité à un expert-comptable. Vous pourrez ainsi effectuer la saisie comptable en interne et l’expert-comptable se chargera de vérifier / valider vos écritures et de produire vos comptes annuels. D’ailleurs, procéder de cette façon vous permet de profiter à la fois des avantages qu’il y a à tenir soi-même sa comptabilité et des avantages qu’il y a à la confier à un professionnel.